Ký Hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp từ năm 2026: Ai đi khai thuế?

Hướng dẫn chủ nhà và doanh nghiệp cách ghi điều khoản thuế trong hợp đồng thuê nhà năm 2026, phân biệt giá Net, giá đã gồm thuế, khai thay, nộp thay và mốc thời hạn cần lưu ý.

Hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp từ năm 2026: Ai là người đi khai thuế và cách ghi hợp đồng để tránh rủi ro

Khi cho doanh nghiệp, công ty, văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc tổ chức thuê nhà, câu chuyện không chỉ dừng lại ở giá thuê, tiền cọc và thời hạn hợp đồng. Một vấn đề rất quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ là: ai sẽ là người đi khai thuế, nộp thuế và cung cấp chứng từ thuế cho bên thuê?

Trên thực tế, rất nhiều hợp đồng thuê nhà được ký khá đơn giản. Hai bên chỉ ghi giá thuê, thời gian thuê, tiền đặt cọc, phương thức thanh toán, nhưng lại không ghi rõ giá thuê đó đã bao gồm thuế hay chưa. Đến khi doanh nghiệp cần hồ sơ kế toán để đưa tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý, hoặc đến kỳ quyết toán thuế, lúc đó mới phát sinh vướng mắc: chủ nhà nghĩ doanh nghiệp phải lo thuế, còn doanh nghiệp lại cho rằng chủ nhà phải tự kê khai và bàn giao biên lai.

Chính vì vậy, khi ký hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp từ năm 2026, điều quan trọng nhất không phải chỉ là “giá thuê bao nhiêu”, mà còn là “giá thuê đó được hiểu như thế nào” và “trách nhiệm thuế thuộc về bên nào”.

1. Vì sao hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp dễ phát sinh vướng mắc về thuế?

Khác với trường hợp cá nhân thuê nhà để ở, doanh nghiệp thuê nhà thường cần đầy đủ hồ sơ để phục vụ kế toán, hạch toán chi phí và quyết toán thuế. Một bộ hồ sơ thuê nhà thông thường có thể bao gồm: hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, hồ sơ pháp lý của bên cho thuê, biên lai nộp thuế hoặc chứng từ thể hiện nghĩa vụ thuế đã được thực hiện.

Vấn đề phát sinh là không phải chủ nhà nào cũng quen với việc kê khai thuế điện tử. Ngược lại, không phải doanh nghiệp nào cũng muốn tự thực hiện thủ tục khai thay, nộp thay nếu hợp đồng không quy định rõ ngay từ đầu. Vì vậy, chỉ cần hợp đồng ghi thiếu một câu về trách nhiệm thuế, cả hai bên có thể mất thời gian trao đổi, bổ sung phụ lục, thậm chí tranh chấp về số tiền thuế phải chịu.

Ví dụ, nếu hợp đồng ghi: “Giá thuê là 100 triệu đồng/tháng” nhưng không nói rõ đây là giá đã bao gồm thuế hay chưa bao gồm thuế, thì khi phát sinh nghĩa vụ thuế, ai sẽ là người chịu khoản thuế đó? Chủ nhà nhận đủ 100 triệu hay phải trích lại một phần để nộp thuế? Doanh nghiệp trả 100 triệu là đã hoàn tất nghĩa vụ hay còn phải nộp thêm phần thuế thay chủ nhà?

Đây chính là lý do trong hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp, các điều khoản về thuế cần được ghi rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được trên thực tế.

2. Có hai phương án xử lý thuế phổ biến khi doanh nghiệp thuê nhà

Theo thực tế triển khai, khi doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân, hai bên thường lựa chọn một trong hai phương án sau.

Phương án A: Doanh nghiệp khai thay – nộp thay cho chủ nhà

Đây là phương án phổ biến và thường được xem là an toàn hơn đối với doanh nghiệp. Theo phương án này, hợp đồng cần ghi rõ giá thuê là giá Net, tức là số tiền chủ nhà được nhận, chưa bao gồm các khoản thuế phát sinh từ hoạt động cho thuê.

Doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục khai thay, nộp thay cho cá nhân cho thuê nhà theo quy định. Nói dễ hiểu, doanh nghiệp thay mặt chủ nhà kê khai thông tin cho thuê, nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước và lưu lại chứng từ để phục vụ hồ sơ kế toán.

Ưu điểm của phương án này là doanh nghiệp chủ động được hồ sơ thuế, chứng từ thanh toán và thời hạn kê khai. Chủ nhà cũng không phải tự thao tác trên hệ thống thuế điện tử nếu không quen thực hiện. Hai bên chỉ cần thống nhất rõ ngay từ đầu rằng: số tiền chủ nhà nhận là tiền thuê Net, còn doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ khai thay, nộp thay theo quy định.

Tuy nhiên, để phương án này an toàn, hợp đồng phải ghi thật rõ các nội dung: doanh nghiệp là bên khai thay, nộp thay; giá thuê là giá chưa bao gồm thuế; khoản thuế phát sinh do doanh nghiệp thực hiện nộp thay; chứng từ nộp thuế được doanh nghiệp lưu giữ trong hồ sơ kế toán.

Phương án B: Chủ nhà tự kê khai và bàn giao biên lai cho doanh nghiệp

Ở phương án này, hợp đồng cần ghi rõ giá thuê là giá đã bao gồm thuế. Chủ nhà là người có trách nhiệm tự kê khai, tự nộp thuế và sau đó cung cấp biên lai, chứng từ nộp thuế cho doanh nghiệp.

Phương án này phù hợp với những chủ nhà đã quen sử dụng ứng dụng eTax, có khả năng tự kê khai thuế đúng hạn và chủ động lưu trữ chứng từ. Doanh nghiệp sau khi nhận biên lai nộp thuế từ chủ nhà sẽ bổ sung vào bộ hồ sơ kế toán để phục vụ việc hạch toán và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tuy nhiên, phương án này có một rủi ro lớn: nếu chủ nhà chậm kê khai, nộp thiếu, nộp sai hoặc không bàn giao biên lai đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị thiếu hồ sơ khi cần quyết toán. Vì vậy, nếu chọn phương án B, hợp đồng không chỉ ghi “chủ nhà tự kê khai” mà còn cần ghi rõ thời hạn chủ nhà phải gửi chứng từ nộp thuế cho doanh nghiệp.

Ví dụ: “Bên cho thuê có trách nhiệm tự kê khai, nộp các khoản thuế phát sinh từ hoạt động cho thuê nhà theo quy định pháp luật và cung cấp chứng từ nộp thuế cho bên thuê trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày hoàn tất nghĩa vụ thuế.”

3. Ai là người đi khai thuế trong từng trường hợp?

Câu trả lời phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng.

Nếu hợp đồng ghi giá thuê là giá Net, doanh nghiệp thường là bên khai thay, nộp thay. Chủ nhà nhận đúng số tiền thuê đã thỏa thuận, còn doanh nghiệp xử lý phần thuế phát sinh để hoàn thiện hồ sơ kế toán.

Nếu hợp đồng ghi giá thuê là giá đã bao gồm thuế, chủ nhà thường là người tự kê khai và nộp thuế. Sau đó, chủ nhà cần gửi lại biên lai hoặc chứng từ nộp thuế cho doanh nghiệp.

Điểm mấu chốt là hai bên không nên chỉ thỏa thuận bằng miệng. Mọi nội dung liên quan đến thuế nên được thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Bởi khi có tranh chấp hoặc khi cơ quan kế toán, kiểm toán, thuế yêu cầu hồ sơ, căn cứ quan trọng nhất vẫn là văn bản đã ký giữa hai bên.

4. Những điều khoản “vàng” nên có trong hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro, hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp nên có tối thiểu các nội dung sau.

Thứ nhất, ghi rõ giá thuê là giá Net hay giá đã bao gồm thuế. Đây là điều khoản quan trọng nhất vì ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thực nhận của chủ nhà và tổng chi phí thực tế của doanh nghiệp.

Thứ hai, ghi rõ bên nào chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế. Không nên dùng các câu chung chung như “các bên thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật” mà không phân định rõ ai làm, làm khi nào và cung cấp chứng từ cho ai.

Thứ ba, ghi rõ thời hạn cung cấp chứng từ nộp thuế. Nếu doanh nghiệp khai thay, nộp thay thì doanh nghiệp lưu chứng từ và có thể gửi bản sao cho chủ nhà khi cần. Nếu chủ nhà tự kê khai thì chủ nhà phải bàn giao biên lai cho doanh nghiệp trong một thời hạn cụ thể.

Thứ tư, ghi rõ phương thức thanh toán và kỳ thanh toán. Điều này rất quan trọng vì thời hạn khai thuế có thể liên quan đến thời điểm bắt đầu kỳ hạn thanh toán ghi trong hợp đồng.

Thứ năm, ghi rõ trách nhiệm nếu một bên chậm cung cấp hồ sơ, chậm kê khai hoặc làm phát sinh thiệt hại cho bên còn lại. Đây là điều khoản giúp hai bên có ý thức tuân thủ và phối hợp tốt hơn.

5. Mốc thời gian kê khai thuế cần đặc biệt lưu ý

Khi cho doanh nghiệp thuê nhà, hai bên cần thống nhất cách kê khai và theo dõi thời hạn thực hiện. Nếu chọn khai theo kỳ thanh toán, hạn chót nộp tờ khai và tiền thuế là ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu kỳ hạn thanh toán ghi trên hợp đồng.

Nếu chọn khai theo năm dương lịch, hạn chót nộp hồ sơ quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Ví dụ, đối với năm 2026, thời hạn cần lưu ý là ngày 30/04/2027.

Đây là những mốc thời gian rất quan trọng. Nếu chậm kê khai hoặc nộp muộn, các bên có thể phát sinh rủi ro về xử phạt, tiền chậm nộp hoặc vướng mắc hồ sơ kế toán. Vì vậy, ngay khi ký hợp đồng, chủ nhà và doanh nghiệp nên lập lịch nhắc việc, phân công người phụ trách và lưu hồ sơ đầy đủ.

6. Kết luận: Hợp đồng rõ từ đầu, an toàn về sau

Cho doanh nghiệp thuê nhà là một giao dịch có giá trị ổn định, dài hạn và mang lại dòng tiền tốt cho chủ nhà. Tuy nhiên, nếu hợp đồng không rõ về thuế, hóa đơn, chứng từ và trách nhiệm kê khai, một giao dịch tưởng như đơn giản có thể trở thành nguồn gốc của nhiều rắc rối.

Điều quan trọng nhất là hai bên cần thống nhất ngay từ đầu: giá thuê là giá Net hay giá đã bao gồm thuế; doanh nghiệp khai thay, nộp thay hay chủ nhà tự kê khai; chứng từ thuế sẽ được bàn giao vào thời điểm nào; và nếu chậm thực hiện thì trách nhiệm thuộc về ai.

Một hợp đồng thuê nhà tốt không chỉ bảo vệ quyền lợi của chủ nhà, mà còn giúp doanh nghiệp yên tâm hạch toán chi phí, hoàn thiện hồ sơ kế toán và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp trong năm 2026, hãy dành thời gian rà soát kỹ các điều khoản thuế. Chỉ một dòng ghi rõ ràng trong hợp đồng hôm nay có thể giúp bạn tránh rất nhiều rủi ro, tranh chấp và chi phí phát sinh về sau.