7 Điều khoản thuế quan trọng khi cho doanh nghiệp thuê nhà cần lưu ý

Tìm hiểu 7 điều khoản thuế quan trọng cần ghi rõ trong hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp để dễ kê khai, đúng luật và hạn chế rủi ro phát sinh cần lưu ý.

Cách ghi điều khoản thuế trong hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp năm 2026: 7 Nội dung bắt buộc không nên bỏ sót

Khi cho doanh nghiệp, công ty, cơ quan hoặc tổ chức thuê nhà, nhiều chủ nhà thường chỉ quan tâm đến giá thuê, thời hạn thuê và tiền đặt cọc. Tuy nhiên, một phần rất quan trọng lại thường bị xem nhẹ: Điều khoản thuế trong hợp đồng thuê nhà.

Trên thực tế, nếu hợp đồng không ghi rõ ai là người kê khai thuế, ai nộp thuế, giá thuê đã bao gồm thuế hay chưa, thời điểm bàn giao biên lai như thế nào… thì sau này rất dễ phát sinh tranh chấp. Chủ nhà có thể bị động khi phải tự đi kê khai. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi hoàn thiện hồ sơ kế toán, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Chỉ một dòng ghi không rõ trong hợp đồng cũng có thể khiến hai bên mất thời gian, mất uy tín và phát sinh rủi ro không đáng có.

Theo nội dung được áp dụng từ Thông tư 18/2026/TT-BTC, hai bên có thể thỏa thuận linh hoạt về việc kê khai và nộp thuế. Tuy nhiên, điểm quan trọng nhất là: Mọi thỏa thuận phải được thể hiện rõ ràng bằng văn bản trong hợp đồng thuê nhà.

Vậy khi cho doanh nghiệp thuê nhà trong năm 2026, hợp đồng cần ghi những điều khoản thuế nào để an toàn, minh bạch và dễ thực hiện?

1. Cần ghi rõ giá thuê là giá Net hay giá đã bao gồm thuế?

Đây là nội dung đầu tiên và quan trọng nhất trong hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp.

Nếu hợp đồng ghi giá thuê Net, nghĩa là số tiền chủ nhà nhận về chưa bao gồm các khoản thuế phải nộp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường sẽ là bên thực hiện việc khai thay – nộp thay cho chủ nhà. Doanh nghiệp tự kê khai trên hệ thống thuế, nộp tiền vào ngân sách nhà nước và sử dụng chứng từ thuế đó để hoàn thiện chi phí hợp lý trong hồ sơ kế toán.

Ví dụ: Hai bên thỏa thuận giá thuê là 100 triệu đồng/tháng, giá Net. Điều này có nghĩa chủ nhà nhận đủ 100 triệu đồng/tháng. Phần nghĩa vụ thuế phát sinh sẽ do doanh nghiệp thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Ngược lại, nếu hợp đồng ghi giá thuê đã bao gồm thuế, chủ nhà cần hiểu rằng khoản tiền nhận được đã bao gồm cả phần nghĩa vụ thuế. Khi đó, chủ nhà có trách nhiệm tự kê khai, tự nộp thuế trên ứng dụng eTax hoặc hệ thống thuế điện tử, sau đó gửi biên lai nộp thuế cho doanh nghiệp.

Vì vậy, hợp đồng tuyệt đối không nên ghi chung chung kiểu: “Giá thuê là 100 triệu đồng/tháng” mà không nói rõ đã bao gồm thuế hay chưa. Đây là lỗi rất phổ biến, nhưng lại có thể trở thành nguyên nhân lớn gây tranh cãi về sau.

2. Cần ghi rõ bên nào chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế?

Sau khi xác định giá thuê, hợp đồng cần ghi rõ: Ai là người đi khai thuế và ai là người nộp thuế?.

Hiện nay có hai phương án phổ biến.

Phương án A: Doanh nghiệp khai thay – nộp thay.

Đây là phương án thường được xem là phổ biến và an toàn hơn, đặc biệt khi bên thuê là công ty có bộ phận kế toán chuyên nghiệp. Doanh nghiệp sẽ chủ động kê khai theo hình thức “khai thay, nộp thay cho cá nhân”, sau đó lưu chứng từ để tính vào chi phí hợp lý.

Phương án B: Chủ nhà tự kê khai và bàn giao biên lai.

Phương án này phù hợp khi hai bên thỏa thuận giá thuê đã bao gồm thuế, hoặc chủ nhà muốn tự chủ động toàn bộ nghĩa vụ thuế của mình. Tuy nhiên, chủ nhà phải đảm bảo kê khai đúng hạn, nộp thuế đầy đủ và gửi chứng từ kịp thời cho doanh nghiệp.

Trong hợp đồng, không nên chỉ ghi “thuế do hai bên tự thỏa thuận” vì câu này quá chung chung. Cần ghi cụ thể bên nào làm việc gì, vào thời điểm nào, bàn giao chứng từ ra sao.

3. Cần ghi rõ thời hạn kê khai và nộp thuế

Một hợp đồng tốt không chỉ ghi trách nhiệm, mà còn phải ghi rõ thời hạn thực hiện.

Theo nội dung bạn cung cấp, nếu chọn khai theo kỳ thanh toán, thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế là ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu kỳ hạn thanh toán ghi trên hợp đồng. Đây là mốc rất quan trọng, vì nhiều bên thường ký hợp đồng xong, nhận tiền xong nhưng lại quên mất nghĩa vụ kê khai.

Nếu chọn khai theo năm dương lịch, hạn chót nộp hồ sơ quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch**. Ví dụ, đối với năm 2026, hạn chót sẽ là 30/04/2027.

Do đó, trong hợp đồng thuê nhà nên ghi rõ phương thức kê khai là theo kỳ thanh toán hay theo năm dương lịch. Đồng thời, cần xác định rõ ngày bắt đầu kỳ thanh toán để tính chính xác thời hạn kê khai.

Một điều khoản rõ ràng về thời hạn sẽ giúp cả chủ nhà và doanh nghiệp chủ động hơn, tránh tình trạng “tưởng bên kia làm rồi” nhưng thực tế chưa ai thực hiện.

4. Cần ghi rõ bên nào cung cấp biên lai, chứng từ thuế

Đối với doanh nghiệp thuê nhà, hồ sơ thuê nhà không chỉ có hợp đồng. Doanh nghiệp còn cần chứng từ thanh toán, biên lai thuế, hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ thuế để phục vụ công tác kế toán và quyết toán thuế.

Nếu doanh nghiệp khai thay – nộp thay, doanh nghiệp sẽ tự lưu chứng từ nộp thuế trên hệ thống. Tuy nhiên, hợp đồng vẫn nên ghi rõ doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện, lưu trữ và cung cấp bản sao chứng từ cho chủ nhà khi cần thiết.

Nếu chủ nhà tự kê khai, hợp đồng cần ghi rõ chủ nhà phải gửi lại biên lai nộp thuế cho doanh nghiệp trong thời hạn cụ thể, ví dụ trong vòng 3–5 ngày làm việc kể từ ngày nộp thuế thành công.

Không nên để việc bàn giao chứng từ theo kiểu “khi nào cần thì gửi”. Bởi đến kỳ quyết toán, nếu doanh nghiệp thiếu chứng từ, việc hoàn thiện hồ sơ kế toán có thể bị chậm, gây ảnh hưởng đến cả hai bên.

5. Cần ghi rõ trách nhiệm nếu chậm kê khai hoặc nộp muộn

Một điều khoản rất nên có trong hợp đồng là cách xử lý khi một bên không thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.

Ví dụ, nếu chủ nhà cam kết tự kê khai nhưng lại nộp muộn, không gửi biên lai đúng hạn, dẫn đến doanh nghiệp không đủ hồ sơ kế toán, thì trách nhiệm xử lý thuộc về ai? Ngược lại, nếu doanh nghiệp nhận khai thay – nộp thay nhưng thực hiện chậm, làm phát sinh rủi ro cho chủ nhà, thì doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm như thế nào?

Những nội dung này nên được ghi trước trong hợp đồng để tránh tranh cãi về sau. Hợp đồng càng rõ, quan hệ thuê càng bền vững. Đặc biệt với các hợp đồng thuê nhà dài hạn, giá trị lớn, hoặc tài sản dùng làm văn phòng, trụ sở, showroom, phòng khám, trung tâm đào tạo, nhà hàng… thì điều khoản trách nhiệm thuế càng phải chặt chẽ.

6. Cần ghi rõ nghĩa vụ phối hợp giữa hai bên

Kê khai thuế không phải lúc nào cũng chỉ là việc của một bên. Dù chọn phương án A hay phương án B, vẫn cần sự phối hợp.

Nếu doanh nghiệp khai thay, chủ nhà cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, mã số thuế, thông tin tài sản cho thuê, hợp đồng và các giấy tờ cần thiết. Nếu chủ nhà tự kê khai, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin thanh toán, kỳ thanh toán, hồ sơ cần nhận lại để phục vụ kế toán.

Do đó, hợp đồng nên có một điều khoản về nghĩa vụ phối hợp. Nội dung có thể ghi theo hướng: hai bên có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ, đúng thời hạn để phục vụ việc kê khai, nộp thuế và hoàn thiện chứng từ theo quy định.

Đây là điều khoản nhỏ nhưng rất quan trọng. Bởi trong thực tế, nhiều trường hợp không vướng ở tiền thuế, mà vướng ở việc thiếu thông tin, thiếu giấy tờ, gửi hồ sơ trễ hoặc không thống nhất người phụ trách.

7. Cần ghi rõ mẫu điều khoản thuế phù hợp với từng phương án

Để hợp đồng dễ áp dụng, hai bên nên đưa vào một điều khoản thuế cụ thể. Dưới đây là cách diễn đạt tham khảo.

Mẫu điều khoản cho phương án A – Doanh nghiệp khai thay, nộp thay:

“Giá thuê nhà nêu tại hợp đồng này là giá thuê Net, chưa bao gồm các khoản thuế phát sinh từ hoạt động cho thuê tài sản của Bên cho thuê. Bên thuê có trách nhiệm thực hiện kê khai, nộp thuế thay cho Bên cho thuê theo hình thức khai thay, nộp thay cho cá nhân theo quy định pháp luật. Chứng từ nộp thuế do Bên thuê thực hiện được lưu trong hồ sơ kế toán của Bên thuê và cung cấp cho Bên cho thuê khi có yêu cầu hợp lý.”

Mẫu điều khoản cho phương án B – Chủ nhà tự kê khai:

“Giá thuê nhà nêu tại hợp đồng này là giá đã bao gồm các khoản thuế phát sinh từ hoạt động cho thuê tài sản của Bên cho thuê. Bên cho thuê có trách nhiệm tự kê khai và nộp thuế theo quy định pháp luật. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, Bên cho thuê có trách nhiệm cung cấp biên lai, chứng từ nộp thuế cho Bên thuê trong thời hạn … ngày làm việc để Bên thuê hoàn thiện hồ sơ kế toán, quyết toán thuế theo quy định.”

Hai mẫu trên chỉ là gợi ý tham khảo. Khi áp dụng thực tế, chủ nhà và doanh nghiệp nên điều chỉnh theo giá thuê, kỳ thanh toán, loại tài sản, thời hạn thuê và yêu cầu kế toán cụ thể.

Những lỗi phổ biến khiến hợp đồng dễ bị “hở” về thuế

Có 5 lỗi rất thường gặp khi soạn hợp đồng thuê nhà với doanh nghiệp.

Thứ nhất, hợp đồng chỉ ghi giá thuê mà không nói rõ đã bao gồm thuế hay chưa. Đây là lỗi dễ gây tranh chấp nhất.

Thứ hai, hợp đồng không ghi bên nào khai thuế, bên nào nộp thuế. Khi đến hạn, mỗi bên có thể nghĩ trách nhiệm thuộc về bên còn lại.

Thứ ba, hợp đồng không quy định thời điểm bàn giao biên lai, chứng từ. Điều này khiến doanh nghiệp bị động khi cần hoàn thiện hồ sơ kế toán.

Thứ tư, hợp đồng không ghi cách xử lý nếu một bên chậm kê khai hoặc nộp muộn. Khi phát sinh rủi ro, rất khó xác định trách nhiệm.

Thứ năm, hợp đồng không ghi rõ kỳ thanh toán, dẫn đến khó xác định mốc “ngày thứ 10” để kê khai theo kỳ thanh toán.

Những lỗi này tưởng nhỏ, nhưng trong thực tế có thể làm phát sinh nhiều phiền phức, đặc biệt với các hợp đồng thuê giá trị lớn hoặc thời hạn dài.

Kết luận: Hợp đồng rõ từ đầu, đỡ rắc rối về sau

Khi cho doanh nghiệp thuê nhà trong năm 2026, chủ nhà không nên chỉ quan tâm đến việc cho thuê được giá cao. Điều quan trọng hơn là hợp đồng phải rõ ràng, minh bạch và dự liệu trước các vấn đề về thuế, hóa đơn, chứng từ.

Một hợp đồng tốt cần trả lời được 7 câu hỏi cơ bản:

Giá thuê là giá Net hay đã bao gồm thuế?

Bên nào kê khai thuế?

Bên nào nộp thuế?

Kê khai vào thời điểm nào?

Bên nào cung cấp biên lai?

Nếu chậm thì bên nào chịu trách nhiệm?

Hai bên phối hợp ra sao khi giải quyết các vấn đề thỏa thuận trong hợp đồng?

Nếu các nội dung này được ghi rõ ngay từ đầu, chủ nhà sẽ an tâm nhận tiền thuê, doanh nghiệp thuận lợi hoàn thiện hồ sơ kế toán, và cả hai bên đều giảm thiểu rủi ro pháp lý, thuế và tranh chấp trong quá trình thuê.

Trong giao dịch thuê nhà với doanh nghiệp, sự chuyên nghiệp không nằm ở hợp đồng dài hay ngắn, mà nằm ở chỗ: Những điều quan trọng phải được ghi đúng, ghi đủ và ghi rõ bằng văn bản.